Öffentliche Auftraggeber
Behördenumzug in Berlin
Bei öffentlichen Auftraggebern kommen zum normalen Büroumzug zwei Dinge hinzu: erhöhte Anforderungen an Aktensicherheit und die Formalien der Beschaffung. Beides ist uns vertraut.
- Angebot mit einzeln ausgewiesenen Positionen
- Akten dokumentiert in verschließbaren Behältern
- Vertraulichkeitserklärung auf Wunsch
- Umzug außerhalb der Dienst- und Publikumszeiten
Wir fahren die Adresse an, sehen uns Zufahrt und Menge an und rechnen daraus den Festpreis. Beide Schritte stellen wir Ihnen nicht in Rechnung.
Akten und Vertraulichkeit
Bestände fahren in verschließbaren Behältern, dokumentiert je Registratur oder Abteilung, sodass am Zielort nachvollziehbar ist, was wo angekommen ist. Auf Wunsch unterschreibt das eingesetzte Team eine Vertraulichkeitserklärung, und wir nennen die Namen vorab, wenn Zugangskontrollen das verlangen. Altbestände, die nicht mitziehen, geben wir an eine zertifizierte Vernichtung mit Nachweis.
Beschaffung
Für Vergabeverfahren stellen wir Angebote aus, die sich Position für Position prüfen und vergleichen lassen. Wenn Sie eine Gliederung oder ein Leistungsverzeichnis vorgeben, arbeiten wir danach. Sagen Sie früh, welche Unterlagen und Nachweise Sie brauchen, dann liegen sie dem Angebot bei statt hinterher nachgereicht zu werden.
Wird häufig zusammen gebucht
- Büroumzug: Arbeitsplätze, Akten, Technik
- Laborumzug: Geräte und empfindliche Technik
- Aktenlagerung: Geschäftsunterlagen archiviert
Von der Ausschreibung bis zum Publikumsverkehr
Bei öffentlichen Auftraggebern beginnt die Zeitrechnung nicht beim Umzug, sondern beim Mengengerüst. Alles Weitere hängt daran.
- 1 Zwölf Wochen vorher
Mengen erfassen
Arbeitsplätze, laufende Meter Akten, Kubikmeter Mobiliar und Zahl der Fachbereiche. Liegen diese Zahlen nicht vor, kommen wir kostenlos zur Aufnahme und liefern sie als Grundlage für Ihr Leistungsverzeichnis.
- 2 Acht Wochen vorher
Angebot mit Einheitspreisen
Jede Position steht einzeln, Stundensätze, Kartonmieten und Lagerentgelte getrennt ausgewiesen. Nachweise zu Versicherung und Gewerbe liegen bei, statt später nachgereicht zu werden.
- 3 Vier Wochen vorher
Ortstermin mit der Haustechnik
Aufzugsmaße und Lastgrenzen, Zufahrt, Brandschutztüren, Zugangskontrolle. Hier übergeben wir die Namensliste des Teams, damit die Pforte am Umzugstag nicht improvisieren muss.
- 4 Zwei Wochen vorher
Material in die Fachbereiche
Kartons und Behälter gehen an die Bereiche, dazu ein Beschriftungsschema mit alter und neuer Raumnummer. Die Halteverbotszonen sind zu diesem Zeitpunkt beantragt.
- 5 Freitag 16:30
Nach dem Publikumsverkehr
Sobald das Haus geschlossen ist, beginnt die Registratur. Bestände werden je Ablage in verschließbare Behälter geräumt und fortlaufend nummeriert.
- 6 Samstag 07:00
Haupttransport
Zwei Teams parallel, Übergabe je Etage gegen Unterschrift. Am Montag um 8 Uhr öffnet das Haus wieder, ohne dass ein Publikumstag ausgefallen ist.
Amtsbereich mit 34 Arbeitsplätzen
Der Fall
Fachbereich mit Registratur, Verlagerung in ein Verwaltungsgebäude in Berlin. Vorbereitung Freitagnachmittag, Haupttransport am Samstag mit zwei Teams, ein Teil der Altakten geht für drei Monate ins Zwischenlager.
| Freitag ab 16:30, 4 Helfer ohne Fahrzeug, 5 Stunden zu 70 € | 350 € |
| Samstag, Team 1: 4 Helfer und LKW 7,5 t, 10 Stunden zu 103 € | 1.030 € |
| Samstag, Team 2: 3 Helfer und LKW, 10 Stunden zu 76 € | 760 € |
| Halteverbotszonen an beiden Dienstgebäuden | 172 € |
| 120 Leihkartons, drei Wochen zu 1 € je Woche | 360 € |
| Aktenlagerung 200 Kartons, drei Monate zu 1,20 € | 720 € |
| Summe | 3.392 € |
So gegliedert lässt sich das Angebot Position für Position mit anderen vergleichen. Samstagsarbeit rechnen wir ohne Zuschlag, ein Sonntagseinsatz würde 25 Prozent auf die Arbeitszeit kosten. Die zertifizierte Aktenvernichtung mit Nachweis weisen wir nach Menge gesondert aus.
Vergabefähiger Leistungsumfang
Im Preis enthalten
- Aufnahme des Mengengerüsts vor Angebotsabgabe
- Angebot mit einzeln bepreisten Positionen und Einheitspreisen
- Namensliste des Teams vorab für die Zugangskontrolle
- Vertraulichkeitserklärung der eingesetzten Kräfte
- Verschließbare Behälter je Ablage mit fortlaufendem Nummernprotokoll
- Rechnung auf das vereinbarte Zahlungsziel, keine Barzahlung
Nicht enthalten
- Inbetriebnahme von Servern und aktiver Netzwerktechnik
- Elektroarbeiten jeder Art, ausschließlich durch Fachkraft
- Zertifizierte Aktenvernichtung, gesonderte Position nach Menge
- Tresore und Panzerschränke über rund 600 Kilogramm
- Halteverbotszonen zu 91 Euro je Adresse
- Zwischenlagerung von Akten zu 1,20 Euro je Karton und Monat
Geben Sie eine eigene Gliederung oder ein Leistungsverzeichnis vor, übernehmen wir dessen Struktur, damit die Angebote formal vergleichbar bleiben.
Woran es bei Ämtern hakt
Das Mengengerüst wird geschätzt
Angaben wie etwa 200 Kartons machen Angebote unvergleichbar und führen später zu Nachträgen, die im Vergabeverfahren schwer zu begründen sind.
Besser: Laufende Meter Akten messen und Arbeitsplätze zählen lassen. Unsere Aufnahme vor Ort ist kostenlos und liefert belastbare Zahlen.
Die Zugangskontrolle kennt das Team nicht
Acht Kräfte warten an der Pforte, während Ausweise ausgestellt werden. Eine verlorene Stunde des großen Teams kostet 103 Euro, ohne dass ein Karton bewegt wurde.
Besser: Namensliste zehn Werktage vorher übergeben, Ausweise vorbereiten und den Zufahrtsweg für den LKW schriftlich freigeben lassen.
Altakten ziehen ungeprüft mit um
Bestände mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist werden transportiert, eingeräumt und belegen dauerhaft Fläche. Bei 200 Kartons sind das 240 Euro Lagerentgelt je Monat.
Besser: Vor dem Umzug aussondern und die Vernichtung mit Nachweis als eigene Position beauftragen, statt Papier zweimal anzufassen.
Fragen zu Behördenumzug in Berlin
Arbeiten Sie außerhalb der Dienstzeiten?
Ja, abends und am Wochenende. Wo Publikumsverkehr herrscht, bleibt häufig gar keine andere Möglichkeit, den Betrieb durchlaufen zu lassen. Samstage berechnen wir ohne Zuschlag.
Können Sie Serverräume verlagern?
Den Transport ja, die Inbetriebnahme begleitet Ihre IT. Wie mit aktiver Netzwerktechnik und Serverschränken verfahren wird, legen wir vorab mit Ihren Verantwortlichen fest.
Wie rechnen Sie ab?
Auf Rechnung mit dem vereinbarten Zahlungsziel und allen Positionen einzeln. Barzahlung ist bei öffentlichen Auftraggebern ohnehin unüblich.
Wie sieht Ihr Umzug aus?
Nennen Sie uns beide Adressen und den Wunschtag. Wir prüfen Strecke, Zufahrt und Menge und legen danach eine Zahl vor, an die wir gebunden sind.