Geschäftsunterlagen archiviert
Aktenlagerung in Berlin
Aufbewahrungsfristen zwingen Unternehmen, Unterlagen jahrelang vorzuhalten. Im Büro kostet dieser Platz das Vielfache dessen, was er im Lager kostet.
- Ab 1,20 Euro je Standardkarton und Monat
- Bestandsliste je Karton und Abteilung
- Einzelne Kartons auf Anforderung zustellbar
- Zertifizierte Vernichtung nach Fristablauf
Wir fahren die Adresse an, sehen uns Zufahrt und Menge an und rechnen daraus den Festpreis. Beide Schritte stellen wir Ihnen nicht in Rechnung.
Wie die Erfassung läuft
Jeder Karton bekommt eine Nummer und wird mit Inhaltsangabe und Abteilung erfasst. Sie erhalten die Liste digital, damit Sie später gezielt anfordern können, statt raten zu müssen. Ohne diese Systematik wird ein Archiv nach zwei Jahren unbrauchbar.
Auf Wunsch nehmen wir zusätzlich das Vernichtungsdatum je Karton auf, abgeleitet aus der Aufbewahrungsfrist. Dann melden wir uns, wenn etwas ausläuft, statt dass es unbegrenzt weiterläuft und Miete kostet.
Zugriff und Vernichtung
Einzelne Kartons stellen wir nach Anforderung zu, in der Regel innerhalb von ein bis zwei Werktagen. Nach Ablauf der Frist übergeben wir an eine zertifizierte Aktenvernichtung und liefern Ihnen den Nachweis. Für Wirtschaftsprüfung und Datenschutz ist genau dieser Nachweis der Punkt, auf den es ankommt.
Wird häufig zusammen gebucht
- Büroumzug: Arbeitsplätze, Akten, Technik
- Behördenumzug: Ämter und öffentliche Träger
- Umzugslogistik: Planung über mehrere Standorte
So läuft es ab
Wie ein bestehendes Papierarchiv aus dem Büro in die Lagerhalle wandert, hier für eine Kanzlei mit rund 260 Kartons.
- 1 Woche 1
Bestand sichten
Wir sehen uns an, was vorhanden ist: Ordner im Regal, lose Stapel, alte Umzugskartons. Ein laufender Regalmeter Ordner ergibt erfahrungsgemäß zwei bis drei Standardkartons.
- 2 Woche 2
Umpacken und nummerieren
Ordner kommen in einheitliche Archivkartons, jeder erhält eine Nummer, Inhaltsangabe und die Abteilung. Einheitliche Kartons sind kein Selbstzweck: Nur damit lässt sich stapeln, zählen und gezielt herausziehen.
- 3 Abholtag
Verladen und quittieren
Die Kartons werden nach Nummernkreisen verladen und beim Aufladen gegengezeichnet. Sie behalten ein Exemplar der Übernahmeliste, damit von Anfang an feststeht, was das Haus verlassen hat.
- 4 Woche 3
Liste digital übergeben
Sie erhalten die Bestandsliste als Datei, sortierbar nach Nummer, Abteilung und Jahrgang. Auf Wunsch tragen wir je Karton das Datum ein, an dem die Aufbewahrungsfrist endet.
- 5 Im Betrieb
Abruf einzelner Kartons
Sie nennen uns die Nummern, wir stellen innerhalb von ein bis zwei Werktagen zu. Weil je Fahrt abgerechnet wird und nicht je Karton, lohnt es sich, Anforderungen zu sammeln statt einzeln abzurufen.
- 6 Nach Fristablauf
Vernichtung mit Nachweis
Läuft ein Jahrgang aus, melden wir uns. Nach Ihrer Freigabe übergeben wir an eine zertifizierte Aktenvernichtung und reichen das Protokoll nach. Für Prüfung und Datenschutz zählt dieser Nachweis.
Kanzleiarchiv im ersten Jahr
Der Fall
Steuerberatungskanzlei in Berlin lagert 260 Standardkartons aus, um zwei Büroräume freizubekommen. Im Jahresverlauf werden vier Zustellungen angefordert, jeweils mit mehreren Kartons.
| Lagerung 260 Kartons zu 1,20 € je Karton und Monat | 312 € je Monat |
| Zwölf Monate Lagerung | 3.744 € |
| Abholung, Ersterfassung und Einlagerung als Paket | 165 € |
| 4 Zustellungen zu 39 € je Fahrt | 156 € |
| Digitale Bestandsliste und Erfassung der Vernichtungsdaten | enthalten |
| Summe | 4.065 € im ersten Jahr |
Ab dem zweiten Jahr entfällt die Ersterfassung, es bleiben 3.744 Euro plus Abrufe. Dieselben 260 Kartons blockieren im Büro mit Regal rund sechs Quadratmeter Fläche. Vier Sammelabrufe statt zwanzig Einzelabrufe sparen im Jahr mehrere hundert Euro Fahrtkosten.
Leistungsumfang der Aktenlagerung
Im Preis enthalten
- Lagerung im zugriffsgesicherten Bereich, getrennt von anderem Lagergut
- Erfassung je Karton mit Nummer, Inhalt, Abteilung und Jahrgang
- Digitale Bestandsliste, die Sie selbst durchsuchen können
- Dokumentation jeder Entnahme und jeder Rückgabe
- Auf Wunsch Vertraulichkeitserklärung des eingesetzten Teams
- Erinnerung, wenn die Aufbewahrungsfrist eines Jahrgangs endet
Nicht enthalten
- Digitalisierung und Verschlagwortung einzelner Dokumente
- Öffnen von Kartons und Heraussuchen einzelner Blätter
- Zustellung, sie wird je Fahrt berechnet und nicht je Karton
- Lagerung von Datenträgern mit besonderen Klimaanforderungen
- Rechtliche Auskunft dazu, welche Frist für welchen Beleg gilt
- Vernichtung ohne Ihre schriftliche Freigabe, die holen wir immer ein
Aufbewahrungsfristen liegen je nach Unterlagenart bei sechs, acht oder zehn Jahren und beginnen erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist. Welche Frist für welchen Beleg gilt, klären Sie mit Steuerberatung oder Rechtsabteilung, wir setzen das Ergebnis nur in der Liste um.
Woran Archive scheitern
Kartons ohne Nummer eingelagert
Nach zwei Jahren weiß niemand mehr, was in welchem Karton liegt. Bei einer Betriebsprüfung müssen Dutzende Kartons zugestellt und geöffnet werden, um einen Ordner zu finden.
Besser: Beim Einlagern erfassen, nicht später. Der Aufwand fällt einmal an und macht den Unterschied zwischen einem Archiv und einem Kartonhaufen.
Ordner statt Kartons abgegeben
Lose Ordner lassen sich nicht stapeln und belegen ein Mehrfaches an Stellfläche. Ränder und Mechaniken werden gedrückt, Papier wellt sich an den Kanten.
Besser: In einheitliche Archivkartons umpacken, bevor abgeholt wird. Wir übernehmen das Umpacken auf Wunsch beim Abholtermin.
Vernichtungsdatum nie erfasst
Unterlagen liegen fünf Jahre über die Frist hinaus im Lager. Bei 260 Kartons sind das 312 Euro im Monat für Papier, das längst hätte vernichtet werden dürfen.
Besser: Je Jahrgang ein Enddatum hinterlegen. Wir melden uns dann von selbst, und Sie entscheiden, ob vernichtet oder verlängert wird.
Fragen zu Aktenlagerung in Berlin
Wie sicher ist das?
Die Bestände stehen zugriffsgesichert und getrennt von anderem Lagergut. Auf Wunsch unterschreibt das Team eine Vertraulichkeitserklärung, und wir dokumentieren jede Entnahme.
Was kostet die Zustellung eines Kartons?
Innerhalb Berlins ab 39 Euro je Fahrt, unabhängig von der Zahl der angeforderten Kartons. Sammelanforderungen sind deshalb günstiger als Einzelabrufe.
Übernehmen Sie bestehende Archive?
Ja. Wir holen ab, erfassen und lagern ein. Wenn keine Liste existiert, legen wir sie beim Einlagern an, das ist der übliche Fall.
Weitere Leistungen im Bereich Lagerung
Wie sieht Ihr Umzug aus?
Nennen Sie uns beide Adressen und den Wunschtag. Wir prüfen Strecke, Zufahrt und Menge und legen danach eine Zahl vor, an die wir gebunden sind.